דיווח מקוון של מעסיק על הפקדות לביטוח פנסיוני לקרן השתלמות ולקופת גמל

מעוניין לדעת יותר!
צוות הייועצים מחכה לך
זה חינם

מעסיקים המעבירים תשלומים לקופת גמל, לקרן השתלמות או לביטוח פנסיוני של עובדיהם נדרשים להעביר לחברה המנהלת את הקרן או את החיסכון דיווח מקוון על פרטי ההפקדה, העובד והפסקת הפקת התשלומים המפורטים בהמשך .

• הדיווח יעשה במועד העברת התשלומים.
• במקרים מסוימים שיפורטו בהמשך, מי שמעסיק עד 5 עובדים יהיה פטור מחובת הדיווח על הפרטים כאמור.
• דיווח הפרטים כאמור, היזון חוזר שמעבירה החברה המנהלת ובקשה להשבת תשלום שהופקד ביתר ייעשה באמצעות קובץ נתונים ממוכן ובמבנה אחיד.
• על מעסיק שמפר את חובת הדיווח ניתן להטיל קנסות כספיים.

אוכלוסיית יעד ותנאים מקדימים

• חובת הדיווח המקוון על פרטי ההפקדה, העובד והפסקת התשלומים חלה על המעסיקים הבאים, החל מהמועדים שנקבעו לגביהם:
  • מי שמעסיק מעל 100 עובדים - החל מ-01.02.2016.
  • מי שמעסיק בין 100-50 עובדים - החל מ-01.02.2017.
  • מי שמעסיק בין 49-21 עובדים - החל מ-01.02.2018.
  • מי שמעסיק בין 20-10 עובדים - החל מ-01.02.2019.
  • מי שמעסיק בין 9-3 עובדים - החל מ-19.02.2023.
  • מי שמעסיק פחות מ-3 עובדים - החל מ-24.02.2024.
• מי שמעסיק עד 5 עובדים יהיה פטור מחובת הדיווח במקרים שיפורטו בהמשך.

מעסיקים של עד 5 עובדים הפטורים מחובת הדיווח

• חובת הדיווח על פרטי ההפקדה של העובד במועד הפקדת תשלומים לקופת גמל, לביטוח פנסיוני או לקרן השתלמות לא תחול על מי שמעסיק עד 5 עובדים ומתקיימים לגביו כל התנאים הבאים:
  1. המעסיק מסר לחברה המנהלת פעם אחת את פרטיו, את פרטי העובד ואת פרטי הקופה, והפרטים לא שונו.
  2. סכום ההפקדה לעובד זהה לסכום שהופקד במועד הדיווח הראשוני.
  3. המעסיק נתן לחברה המנהלת הוראה לגביית כספים בכרטיס אשראי או הרשאה לחיוב חשבון.
  4. החברה המנהלת אישרה למעסיק לא לדווח במועד ההפקדה.

פרטים שעל מעסיק למסור לחברה המנהלת במועד הפקדת התשלומים או הפסקת התשלומים

פרטים לגבי הפקדה

• שם המעסיק.
• מספר מזהה של המעסיק, כתובת דוא"ל ופרטי איש הקשר של המעסיק.
• מספר מזהה של החברה המנהלת.
• לגבי קופת גמל שאינה קופת ביטוח - מספר אישור קופת הגמל.
• אופן הפקדת תשלומים ומועד הפקדתם.
• סכום ההפקדה.
• לגבי תשלומים שהופקדו באמצעות העברה בנקאית - פרטי חשבון הבנק ממנו הועברו התשלומים וחשבון הבנק בו הופקדו התשלומים ומספר אישור ביצוע העברת התשלום.
• לגבי תשלומים שהופקדו באמצעות שובר תשלום - פרטי חשבון הבנק שבו הופקדו התשלומים ומספר אישור על ביצוע העברת התשלומים.
• לגבי תשלומים שהופקדו באמצעות המחאה (צ'ק) - פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו התשלומים, מספר הבנק, מספר הסניף ומספר ההמחאה.

פרטים לגבי העובד

• שם העובד, מספר זהות ומספר הנייד של העובד.
• חודש העבודה שעבורו הופקדו תשלומים לקופת גמל.
• גובה השכר שעל-פיו חושבו התשלומים לקופת הגמל.
• פירוט שיעור הפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל.
• פרוט סכום ההפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל.
• פירוט התשלומים הפטורים והתשלומים שאינם פטורים לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון הגמל.

פרטים על הפסקת תשלומים

• במקרה שהתשלומים לקופה עבור עובד מסוים הופסקו, על המעסיק לדווח על כך לחברה המנהלת במועד הדיווח לשאר העובדים. הדיווח יכלול את הפרטים הבאים:
  • מספר מזהה של החברה המנהלת.
  • שם המעסיק ומספר מזהה של המעסיק.
  • שם העובד ומספר ת"ז של העובד.
  • הסיבה להפסקת התשלומים.
  • מועד הפסקת התשלומים.
• למידע נוסף ראו דיווח של מעסיק על הפסקת תשלומים לקופת גמל לביטוח פנסיוני או לקרן השתלמות של עובדיו.
• אם הסיבה להפסקת התשלומים היא ניתוק יחסי עובד-מעביד, על המעסיק להעביר בנוסף הודעה על מעמדם של כספי הפיצויים שהצטברו בקופה. למידע נוסף ראו הודעת מעסיק לקופת גמל או לגוף פנסיוני על מעמד כספי הפיצויים של העובד שמופקדים בקופה.

למי ואיך פונים?

• הדיווח לחברה המנהלת את החיסכון הפנסיוני או את קרן ההשתלמות יעשה באמצעות קובץ נתונים ממוכן ובמבנה אחיד, כפי שמפורטים בחוזרי רשות שוק ההון המפורטים בהמשך.
• ניתן לבצע את הדיווחים באמצעות המסלקה הפנסיונית. למידע נוסף ראו ביצוע פעולות בחסכון פנסיוני ובקרן השתלמות באמצעות המסלקה הפנסיונית.
• מועד הדיווח - יש לבצע את הדיווח לגופים המוסדיים במועד שבו מופקדים הכספים. למידע על הפקדת הכספים ראו העברת כספים לביטוח פנסיוני ולקרן השתלמות על ידי המעסיק.

שלבי ההליך

• הגופים המוסדיים יעבירו למעסיקים אישור על תקינותו הטכנית של הדיווח בתוך 30 דקות ממועד העברת הדיווח על ידי המעסיק.
• החברה המנהלת תעביר למעסיק דו"ח מסכם על רישום זכויות לפי הדיווח שהתקבל עד ליום שלמחרת העברת הדיווח ( החל מיום 23.11.2023 החברה המנהלת תעביר למעסיק דו"ח מסכם באותו יום שבו נמסר הדיווח בתנאי שהדיווח הועבר עד השעה 12:00. אם הדיווח הועבר לאחר השעה 12:00 יועבר הדו"ח ביום שלמחרת).
• עד השלמת הליך קליטת המידע ורישום הזכויות במערכות, תעביר החברה המנהלת למעסיק מדי שבוע דו"ח מסכם שבועי.
• עד ה 28 לפברואר בכל שנה תעביר החברה המנהלת למעסיק דו"ח מסכם שנתי עבור השנה שקדמה למועד זה ובו פירוט כל הכספים שהופקדו לכל עובד במהלך השנה תוך ציון מרכיבי חשבון קופת הגמל.
• במקרה שהפקדת התשלומים לקופת גמל הופסקה והמעסיק דיווח על כך, על החברה המנהלת להודיע לעובד על הפסקת התשלומים והסיבה להפסקת התשלומים. החברה תיידע את העובד בתוך 30 ימים מהמועד שהופסקה הפקדת התשלומים, באמצעות מכתב שיישלח בדואר.
• במקרה שהפקדת התשלומים לקופת גמל הופסקה והמעסיק לא דיווח על כך לחברה המנהלת, על החברה המנהלת להודיע על כך למעסיק ולעובד ולהסביר את השפעת הפסקת התשלומים על זכויות העובד:
  • הודעה למעסיק תנתן בתוך 60 יום מהיום ה-15 לחודש שבו היו אמורים הכספים להתקבל.
  • הודעה לעובד תנתן בתוך 90 יום מהיום ה-15 לחודש שבו אמורים הכספיםלהתקבל.

חשוב לדעת

• לממונה על שוק ההון יש סמכות להטיל קנסות על מעסיקים, בסך של 200,000 ₪ בגין כל הפרה של חובת דיווח לגופים המוסדיים או לקרנות ההשתלמות.
• מעסיק שהפקיד תשלום ביתר, רשאי להגיש לגוף המוסדי או לחברה המנהלת את קרן ההשתלמות בקשה להשבת הסכום שהופקד ביתר.
• הבקשה תועבר באמצעות קובץ דיווח ממוכן נפרד מהדיווחים השוטפים בצירוף תצהיר.

גורמים מסייעים